Workshop SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS (5 Sep 2015)

One Day Workshop
HRIS Integrated Berbasis Excel VBA

SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS (Berbasis Ms.Excel VBA 2007/2010)

5 September 2015. Epicentrum Walk Office Suite

Dapatkan Software Sistem Pengelolaan Kendaraan Dinas

berbasis Microsoft Excel VBA untuk mengelola Kendaraan Dinas Perusahaan Anda !

LATAR BELAKANG

Mengelola database kendaraan dinas bukanlah hal yang mudah, apalagi jika jumlah kendaraan perusahaan sudah sedemikian besar dan kompleks. Bagian kendaraan atau General Affairs yang khusus menangani tata-kelola kendaraan dinas dituntut untuk mampu memberikan informasi yang cepat dan akurat tentang kondisi terkini dari seluruh kendaraan dinas yang berada dalam pengawasannya.

Apa saja informasi yang diperlukan sehubungan dengan pengelolaan dan pengawasan terhadap kendaraan dinas perusahaan yang harus disampaikan kepada pimpinan perusahaan?, biasanya terdiri dari 2 hal yaitu :

1. Biaya service setiap unit kendaraan.
2. Biaya transportasi setiap pemakai kendaraan.

Untuk mendapatkan informasi tersebut, diperlukan database atau pencatatan terhadap setiap transaksi biaya service, biaya transportasi dan korespondensi sehubungan dengan kegiatan tersebut.Dengan adanya pencatatan dan pengelolaan data yang teratur dan detail, maka perusahaan dapat melakukan pengawasan yang lebih efektif dan akurat atau melakukan monitoring secara berkesinambungan terhadap seluruh kendaraan dinasnya, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengambil kebijakan lebih lanjut terhadap kendaraan yang ada.

PEMBAHASAN

Software ini memiliki keunggulan tersendiri dibanding software serupa, karena memiliki konsep pengelolaan database yang universal, antara lain :

A. Master database kendaraan yang lengkap

B. Pemberian kode service sesuai kategori service yang dapat domodifikasi sesuai kebutuhan perusahaan.

C. Database bengkel relasi service

D. Database biaya service kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

1. Tanggal service
2. Kilometer service
3. Ongkos kerja
4. Biaya Ganti oli
5. Biaya service per-kode service
6. Uraian service/penggantian suku cadang
7. Kode service

E. Database biaya transportasi kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

1. Pembelian Bahan Bakar Solar/Premium/Petramax
2. Kilometer pembelian BBM
3. Biaya pembelian BBM
4. Biaya tol harian
5. Biaya parkir harian
6. Biaya lain2 harian

F. Database riwayat dan surat-menyurat kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

1. Surat Perintah Kerja Bengkel
2. Surat Jalan Kendaraan
3. Serah Terima Kendaraan
4. Surat Keterangan Tugas Pembawa Kendaraan
5. Surat Kuasa Pengurusan STNK, Pajak, Keur, Ijin Bongkar Muat, Ijin Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame.
6. Surat Klaim ke Bengkel Asuransi.

G. Formulir-formulir kendaraan :

1. Permintaan Service Kendaraan
2. Laporan Kerusakan Kendaraan
3. Permintaan Kendaraan dan Sopir
4. Pengecekan Kondisi Kendaraan (opname)
5. Daftar Riwayat Klaim Asuransi
6. Permintaan Pool Car
7. Tabel Lelang Kendaraan

H. Fitur Edit-Input tinggal klik untuk merekam kegiatan :

1. Data detail service kendaraan sesuai kode service masing-masing
2. Data detail biaya transportasi setiap hari termasuk catatan jumlah liter BBM dan kilometer

I. SOP Kendaraan, antara lain :

1. SOP Service Kendaraan
2. SOP Klaim Asurasi Kendaraan

J. Tabel jumlah penumpang kendaraan antar jemput sesuai jadwal kerja (Non Shift dan Group Shift)

K. Output Laporan :

1. Laporan Biaya Service per-kendaraan (All Report, Monthly, Yearly).
2. Laporan Biaya Service seluruh kendaraan berdasarkan kode service (All Report, Monthly, Yearly).
3. Laporan Biaya Transportasi per-kendaraan pada bulan tertentu (Monthly).
4. Laporan Biaya Transportasi seluruh kendaraan setiap bulan dalam tahun tertentu (Yearly), berupa :

a. Besarnya biaya BBM

b. Jumlah liter pemakaian

c. Jumlah kilometer transaksi

d. Besarnya biaya Tol

e. Besarnya biaya Parkir

f. Besarnya biaya lain-2

5. Resume Biaya Transportasi per-kendaraan (All Report, Monthly, Yearly)

L. Laporan Jadwal Pengurusan Pajak, STNK, Keur, Ijin Bongkar Muat, Ijin Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame yang akan habis masa berlakunya, sesuai jangka waktu bulan yang diinginkan.

M. Dashboard Monitoring Kendaraan Dinas. Dengan dashboard ini, perusahaan dapat memperoleh informasi yang lengkap untuk kendaraan tertentu, seperti identitas kendaraan secara detail, masa berlakunya surat/perijinan kendaraan, jenis asuransi, jenis risiko, usia kendaraan, rata-rata pemakaian BBM, kapan ganti oli terakhir dan kapan ganti oli berikutnya, foto kendaraan dan lain-lain.

N. Dapat mencetak otomatis dashboard kendaraan secara masal dalam bentuk file pdf.

KEUNGGULAN
Keunggulan program SPKD ini adalah :

1. Memakai software Excel yang mudah diperoleh
2. Sangat mudah dioperasikan, sudah tersedia tombol proses, tinggal klak-klik saja
3. Dapat dimodifikasi sesuai kondisi di perusahaan

Untuk ikut dalam Pelatihan ini SYARATNYA SANGAT MUDAH yaitu bisa menggunakan Excel, membawa Laptop yang sudah diinstall MS Office Excel 2007/2010, dan membawa USB Flashdisk untuk copy data.

* Medote Penyampaian Materi : 10% teori : 90% praktek

PEMBICARA

Beliau berpengalaman kerja dalam bidang Human Resources Information System kurang lebih selama 25 tahun dengan keahlian khusus di bidang Compensation & Benefit. Berpengalaman sebagai konsultan khusus pengembangan proyek pada beberapa group perusahaan besar selama lebih dari 10 tahun, khusus dalam bidang pembuatan dan pengembangan software payroll dan software Competency Matrix.

Saat ini aktif sebagai trainer Payroll & Competency Matrix yang telah diikuti lebih dari 300 peserta dari berbagai perusahaan, seperti PT. Honda Prospect Motor, Hotel Mulia Senayan, Wim Cycle, Berca Indonesia, Sun Meadow, Kawasaki Motor, May Bank, Hyundai Motor, Sun Life dll.

Selain aktif sebagai presenter HRIS, saat ini beliau juga aktif sebagai Ketua Harian di Asosiasi Pengusaha Dan Importir Telepon Genggam (Aspiteg).

TARGET PESERTA

Staff/Supervisor GA, Manager HRGA, StaffService Departement dan semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan kendaraan dinas.

Pastikan pekerjaan staf GA atau Staf yang menangani kendaraan di perusahaan anda menjadi lebih efektif dan handal.

INVESTASI

• Rp 2.500.000,- / orang
• Rp 2.300.000/ Orang (Apabila melakukan pembayaran seminggu sebelum pelatihan)

**Sudah termasuk Coffee Break 2X, Makan siang, Seminar kit, Sertifikat ** Biaya Investasi ditransfer ke Bank BCA Cabang Epicentrum Walk A/C. 5055-016515 a.n. PT. Indo Human Resource, bukti transfer di fax ke 021- 29941055

REGISTRASI & INFORMASI

Hubungi           : Ms. Winda / Ms. Nurhayatin (winda@corpHR.com , nurhayatin@corpHR.com)

Telp                 : (021) 299-41058,   (021) 299-41059, (021) 97430749